Văn phòng là gì? Các loại hình văn phòng phổ biến tại VN

Văn phòng là khái niệm phổ biến nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về khái niệm này. Vậy văn phòng là gì? Hiện có các loại hình văn phòng nào được các doanh nghiệp, công ty, tập đoàn, cơ quan,… lựa chọn làm không gian làm việc.

Văn phòng là gì?

Hiểu một cách đơn giản, văn phòng chỉ về một địa điểm, vị trí, là một không gian làm việc của một cá nhân hay tổ chức. Ở đó được trang bị đầy đủ các trang thiết bị nội thất cơ bản phục vụ nhu cầu làm việc của doanh nghiệp. Đó có thể là văn phòng làm việc của một doanh nghiệp, văn phòng đại diện, văn phòng pháp lý, trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị…

Các yếu tố cấu thành văn phòng

- Con người: mọi hoạt động của văn phòng đều trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến yếu tố con người. Sự hiểu biết và tinh thần của mọi người sẽ quyết định rất lớn đến hiệu quả văn phòng.

- Hệ thống trang thiết bị: là một yếu tố không thể thiếu trong văn phòng bao gồm: máy móc văn phòng, trang bị kỹ thuật, yếu tố vật chất… Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, hệ thống trang thiết bị văn phòng ngày càng hiện đại giúp cho văn phòng thực hiện các hoạt động xử lý thông tin, lưu trữ và truyền thông tin trong phạm vi một cơ quan, một địa phương, một ngành, cả nước và giữa các quốc gia với nhau một cách nhanh chóng, thuận lợi, chính xác.

- Hệ thống nguyên tắc thủ tục: là những quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân. Những nguyên tắc thủ tục này là căn cứ để mọi bộ phận, cá nhân thực thi công việc của mình trong đó có văn phòng.

- Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng: Các nghiệp vụ hành chính văn phòng được xây dựng đầy đủ, hoàn chỉnh có sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại giúp cho công việc hành chính văn phòng được vận hành trôi chảy, thông suốt theo những quy tắc, quy trình thống nhất, hợp lý. Các nghiệp vụ hành chính văn phòng có vai trò kết nối các thiết bị kỹ thuật với con người làm văn phòng, làm cho cấu trúc văn phòng trở nên hài hòa.

Các loại hình văn phòng phổ biến

Văn phòng truyền thống/văn phòng riêng

Đây là nơi các nhân viên làm việc được sở hữu và quản lý bởi một công ty duy nhất, có thể là tài sản thuộc sở hữu riêng của doanh nghiệp đó. Mô hình này thường được các doanh nghiệp có tiềm lực tài chính mạnh, có định hình thương hiệu và văn hóa doanh nghiệp riêng,... sử dụng. 

Loại hình văn phòng này có tính cố định và riêng tư cao. Vì thế, doanh nghiệp thường hoạt động lâu dài và có thể tùy ý thiết kế không gian làm việc, bố trí nội  thất theo mong muốn. Không chỉ làm việc thường xuyên, văn phòng truyền thống còn là nơi gặp gỡ, tiếp đón đối tác và tạo dựng hình ảnh công ty. 

- Văn phòng truyền thống có tính ổn định về pháp lý cao. Bởi hầu hết các thông tin cơ bản của doanh nghiệp đều được công khai rõ ràng. Nhờ đó, các vấn đề liên quan đến hợp đồng hay thủ tục đăng ký kinh doanh cũng đều thuận lợi.

- Được đối tác và khách hàng tin tưởng hơn: Khi doanh nghiệp có văn phòng riêng, mọi cuộc gặp gỡ, bàn giao công việc, hợp tác đều diễn ra tại đây. Điều này thể hiện tính chuyên nghiệp của công ty, tạo ấn tượng tốt đối với khách hàng và đối tác kinh doanh.

- Tạo dựng thương hiệu và văn hóa riêng biệt: văn phòng truyền thống thuộc quyền quản lý và sở hữu của doanh nghiệp độc lập. Vì thế, từ phong cách thiết kế không gian, bài trí nội thất cho đến cách thức làm việc của nhân viên cũng mang dấu ấn riêng. Từ đây, văn hóa đặc trưng của công ty được hình thành, góp phần tạo nên thương hiệu riêng, không lẫn được với đơn vị khác.

Tuy nhiên, chi phí bỏ ra cho mô hình này là khá lớn. Ngoài khoản phải trả khi mua tài sản ban đầu, còn phải trả các khoản phí như tiền sửa chữa, mua trang thiết bị nội ngoại thất, trang trí, các khoản phí duy trì văn phòng khác hàng tháng như tiền điện, nước, internet, các loại phí bảo trì,...

Văn phòng thuê trọn gói

Đây là dịch vụ cho thuê văn phòng với đầy đủ tiện ích được trang bị sẵn nội thất và trang thiết bị văn phòng trong một không gian nhỏ, riêng biệt. Khi sử dụng dịch vụ này bạn có thể vào làm việc luôn bởi bên cung cấp dịch đã trang bị mọi thứ bạn cần cho một không gian làm việc. Văn phòng trọn gói cung cấp diện tích văn phòng đi kèm với các dịch vụ tiện ích như một văn phòng truyền thống với chi phí hợp lý nhất.

Được cung cấp một không gian làm việc chuyên nghiệp với các dịch vụ phụ trợ đi kèm và được sử dụng không gian hạn không gian chung cũng như điện và wifi, sử dụng khu vực tiếp khách chung, phòng họp và khu vực lễ tân.

Mô hình này đáp ứng nhu cầu hoạt động của một công ty, không phải tốn chi phí thiết kế, xây dựng văn phòng, thích hợp các doanh nghiệp nhỏ, mới thành lập cần văn phòng nhỏ để tiết kiệm chi phí. 

Văn phòng ảo

Đây là hình thức văn phòng cho thuê địa chỉ và thông tin liên lạc mà không cần đến diện tích thật. Doanh nghiệp được cung cấp một địa chỉ kinh doanh, số điện thoại, số fax, trang web,… 

Văn phòng ảo cho phép các tổ chức duy trì sự hiện diện chuyên nghiệp tại các thị trường trên thế giới mà không cần thuê không gian thương mại ở mọi địa điểm. Nhân viên có thể linh hoạt làm việc ở bất cứ đâu mà không cần trực tiếp đến văn phòng.

Với văn phòng ảo, các doanh nghiệp không cần tốn quá nhiều chi phí và cũng không phải lo về các khoản phí phát sinh hay phí duy trì văn phòng.

Đọc thêm: Kinh nghiệm thuê văn phòng thực tế bạn nên biết

Văn phòng chia sẻ

Đây là loại hình văn phòng có không gian làm việc chung, họ làm những công việc riêng nhưng cùng chia sẻ không gian làm việc chung tập trung những những có cùng một nhu cầu làm việc, họ làm những công việc riêng nhưng cùng chia sẻ không gian làm việc chung. 

Không gian làm việc linh hoạt, rộng rãi được thiết kế với không gian mở cùng nội thất hiện đại. Được cung cấp đầy đủ trang thiết bị văn phòng như máy photocopy, scan,… Tính kết nối cộng đồng được đẩy lên cao khi có cơ hội gặp gỡ, làm việc với nhiều công ty đối tác cùng sử dụng dịch vụ.

Chi phí của mô hình này là linh hoạt, có thể sử dụng sản phẩm theo ngày, theo  tháng, theo năm, chỗ ngồi linh hoạt hay cố định tùy vào nhu cầu doanh nghiệp. 

Mô hình này thích hợp với nhóm startup hay công ty nhỏ đang cần giải quyết bài toán chi phí doanh nghiệp. Freelancer cần tìm một môi trường làm việc chuyên nghiệp, yên tĩnh. Doanh nghiệp nước ngoài đang tiến hành nghiên cứu thị trường Việt Nam.

Văn phòng xanh, hiện đại

Đây là mô hình văn phòng mở, tạo môi trường xanh bằng cách sử dụng nhiều cây xanh và các yếu tố tự nhiên khác như ánh sáng, nước vào thiết kế. Hệ thống cây xanh được bố trí một cách thông minh và mang lại giá trị thẩm mỹ cao. 

Nội thất được sử dụng trong mô hình này không được xử lý nhiều, thường sử dụng vật liệu thô mang lại sự thân thiện, gần gũi thiên nhiên. 

Tuy nhiên chi phí là một điểm yếu của mô hình này. Chi phí ban đầu bỏ ra là rất lớn, khoản tiền chi cho việc thiết kế và mua sắm các thiết bị, cây cảnh văn phòng là rất lớn. Bên cạnh đó, để duy trì một không gian xanh cũng không hề dễ dàng. 

Đọc thêm:

• Mặt bằng kinh doanh là gì
• Môi giới bất động sản là gì
• Biệt thự đơn lập là gì
• Biệt thự song lập là gì
• Trung tâm thương mại là gì
• Đô thị là gì
• Các loại thuế phí khi mua bán nhà đất
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất là gì

Phương Vũ (TH)