Kinh nghiệm thuê văn phòng thực tế bạn nên biết

Thuê văn phòng là nhu cầu phổ biến của nhiều doanh nghiệp hiện nay bởi dù lớn dù nhỏ thì bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần một văn phòng làm việc. Dưới đây là một số kinh nghiệm thuê văn phòng thực tế bạn nên biết.

Xác định nhu cầu trước khi thuê văn phòng

Xác định rõ nhu cầu sẽ giúp việc tìm kiếm thuê văn phòng được nhanh chóng, thuận lợi hơn. Các vấn đề cơ bản về văn phòng cần lưu ý như:

- Vị trí văn phòng: Kết nối giao thông thuận lợi, có chỗ đỗ xe, thuận tiện cho cả nhân viên và khách hàng. 

- Diện tích: phù hợp với quy mô công ty hiện tại và phát triển trong tương lai gần, đảm bảo tạo môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên. 

- Giá thuê: Đảm bảo khả năng chi trả 

- Thời gian thuê: Cần xác định thời gian thuê thích hợp để tránh trường hợp mất cọc khi trả văn phòng trước hạn.

Đọc thêm: Văn phòng là gì

Các phương án thuê văn phòng 

Để chọn được phương án phù hợp nhất, bạn cần xem xét đến khả năng tài chính và kế hoạch mở rộng doanh nghiệp ở hiện tại và tương lai gần. Hiện nay có những phương án thuê văn phòng làm việc như sau:

- Thuê văn phòng trong các tòa nhà, cao ốc: Hình thức thuê văn phòng này khá phổ biến, thể hiện được sự chuyên nghiệp. Giá cả thuê cũng rất đa dạng, phù hợp với nhu cầu của nhiều doanh nghiệp. Bên thuê văn phòng phải tuân thủ nội quy của tòa nhà như về giờ giấc, trang phục,....

- Thuê nhà mặt tiền nguyên căn hoặc thuê chung cư: Phù hợp với các công ty ít thành viên, có thể kết hợp để ở và làm việc, giá cũng rẻ hơn so với việc thuê biệt thự. 

- Thuê văn phòng là biệt thự nguyên căn: Phù hợp các các công ty có quy mô nhỏ hay các công ty gia đình, kết hợp vừa làm nơi ở vừa là nơi làm việc. Hình thức này mang đến không gian rộng rãi nhưng giá thuê thường cao. 

Các nguồn tìm kiếm văn phòng cho thuê

- Nhờ bạn bè, người thân tìm kiếm giúp.

- Xem thông tin cho thuê văn phòng tại các website, trang rao bán, cho thuê nhà đất tại khu vực mong muốn. Liên hệ với chủ cho thuê và đi xem trực tiếp. 

- Thông qua đơn vị môi giới chuyên nghiệp.

Khảo sát thực tế, đánh giá văn phòng định thuê

Để xác định được văn phòng có đảm bảo được nhu cầu của mình hay không, người thuê nên đến tận nơi đánh giá, không nên quá tin vào lời giới thiệu trên mạng hay bên môi giới. Các điểm cần chú ý khi đến khảo sát thực tế văn phòng thuê:

- Diện tích thuê: cần đo đạc lại cho chính xác, tránh bị chênh lệch thực tế với trên hợp đồng.  Mức chênh lệch diện tích có thể làm tăng chi phí thuê mỗi tháng, nếu tính trong khoảng thời gian dài thì đó là một con số đáng kể.

- Hiện trạng nội thất, đồ dùng: hệ thống điều hòa, cửa sổ, khu nhà vệ sinh,... Ngoài ra, người thuê nên tìm hiểu không gian làm việc có thoải mái, chỗ ngồi đủ rộng, có nhiều tiếng ồn không, các phòng có được bố trí thuận tiện cho công việc,... Nếu được có thể hỏi những khách cũ đã từng thuê văn phòng này để có những đánh giá khách quan nhất.

- Hỏi rõ cơ sở hạ tầng, dịch vụ, chi phí: + Phí quản lý: Nếu thuê văn phòng nằm trong một tòa nhà, bạn sẽ cần trả phí quản lý gồm chi phí cho bộ phận bảo vệ, bảo trì, điện, nước, ánh sáng khu vực chung, tiếp tân, phí để xe,... 

+ Thang máy: Tòa nhà có thang máy riêng cho khu vực văn phòng không hay dùng chung cùng khu dân cư, có những trường hợp dùng chung vô cùng bất tiện cho nhân viên, khách hàng.

+ Với những tòa nhà có khu vực dân cư ở bên trên: Bạn nên tìm hiểu rõ để xem dân cư có mâu thuẫn gì với chủ tòa nhà không, nếu có thì không nên thuê vì khi dân cư biểu tình ở sảnh ra vào, chặn hết đường khiến khách hàng không vào văn phòng của bạn được, ảnh hưởng đến việc kinh doanh.

Đàm phán hợp đồng thuê văn phòng trước khi đặt cọc tiền

Nếu bên thuê yêu cầu đặt cọc quá 3 tháng thì bạn hãy thử thương lượng để giảm số tiền đặt cọc, tránh rủi ro chủ đầu tư phá sản hoặc cố tình vi phạm hợp đồng thuê văn phòng làm trụ sở, đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng làm việc,... 

Trước khi đặt tiền đặt cọc giữ chỗ, bạn nên yêu cầu chủ văn phòng gửi dự thảo hợp đồng thuê văn phòng kinh doanh để bạn có thể xem liệu có vấn đề gì liên quan đến chi phí cần thảo luận không, bởi vì sau khi đặt cọc giữ chỗ thì khi đàm phán hợp đồng bạn sẽ ở vị thế yếu hơn, không có lợi để đàm phán sau này.

Ký kết hợp đồng thuê văn phòng

Hợp đồng thuê cần được làm rõ một số điều quan trọng như tiền thuê, cọc, thời gian cho thuê,… cụ thể:

- Thông tin rõ ràng của các bên để đảm bảo được đang giao dịch với người sở hữu văn phòng hoặc người được ủy quyền hợp pháp. 

- Thông tin về tài sản thuê: Diện tích, vị trí,..

- Tiền thuê hàng tháng và các chi phí khác như điện, nước, phí dịch vụ, chỗ gửi xe... cần được ghi rõ ràng trong hợp đồng. 

- Mức tăng giá (bao lâu thì tăng giá, tăng bao nhiêu %), thời hạn thanh toán (thường theo quý, 6 tháng hoặc 1 năm).

- Số tiền đặt cọc, cọc bao nhiêu tháng: thông thường đặt cọc 3 tháng hoặc tùy thỏa thuận giữa các bên.

- Trách nhiệm sửa chữa nội thất, thiết bị như điều hòa, cửa kính,…sẽ do bên nào chịu trách nhiệm.

- Thời hạn thuê kéo dài trong bao lâu. Mức bồi thường nếu một trong hai bên chấm dứt hợp đồng trước thời hạn như thế nào?

Hợp đồng nên được công chứng, chứng thực để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của các bên. 

Xem thêm:

• Kinh nghiệm thuê mặt bằng kinh doanh
• Kinh nghiệm mua căn hộ chung cư cho người lần đầu
• Kinh nghiệm mua đất nền cho người mới lần đầu
• Kinh nghiệm mua đất đầu tư để có lợi nhuận tốt nhất
• Kinh nghiệm mua nhà giấy viết tay an toàn, đúng luật
• Kinh nghiệm mua bán đất nông nghiệp an toàn, sinh lời
• Kinh nghiệm mua bán biệt thự nhanh chóng
• Kinh nghiệm mua nhà cũ bạn nên lưu ý

Phương Vũ (TH)